Privacybeleid

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De gegevens die worden verzameld via de website www.contracktime.com en de Contracktime®-applicatie worden verwerkt door:

Forest CM SPRLAvenue Général Lartigue 41, 1200 Woluwe-Sint-Lambert, BelgiëOndernemingsnummer: BE 0845.956.103E-mail: nicolas.forest@forestcm.com

2. Verzamelde gegevens

2.1 Via de website

Tijdens uw bezoek aan www.contracktime.com verzamelen wij:

• Browsegegevens (IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, duur van het bezoek) via analytische cookies
• Informatie die u vrijwillig verstrekt via het contactformulier of het demoboekingsformulier (voornaam, achternaam, e-mailadres, bedrijf, bericht)

2.2 Via de Contracktime®-applicatie

In het kader van het gebruik van de applicatie verzamelen wij:

• Identificatiegegevens: achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel)
• Verbindingsgegevens: inloggegevens, toegangslogboeken, IP-adres
• Projectgegevens: getagde e-mails, vergaderverslagen, planningsbestanden, prijslijsten, voortgangsupdates
• Microsoft Outlook- en/of Google Gmail-gegevens gekoppeld aan handmatig gearchiveerde e-mails in de applicatie (Email ID, Conversation ID, distributielijst, onderwerp, tekstinhoud, bijlagen)

3. Doeleinden van de verwerking

Uw gegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: aanmaak en beheer van uw account, toegang tot de applicatie, uitvoering van het contract
• Communicatie: beantwoorden van uw contact- of demoverzoeken, servicegerelateerde meldingen
• Facturatie: beheer van abonnementen en betalingen
• Verbetering van de dienst: statistische analyse van het gebruik van de website en de applicatie
• Wettelijke verplichtingen: naleving van toepasselijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen

4. Rechtsgrondslag voor de verwerking

DienstverleningRechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG)

CommunicatieRechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

FacturatieRechtsgrondslag: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)

Analytische cookiesRechtsgrondslag: toestemming (art. 6.1.a AVG)

Verbetering van de dienstRechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

5. Bewaartermijnen

• Gebruikersaccountgegevens: bewaard gedurende de volledige duur van de contractuele relatie, daarna verwijderd volgens de modaliteiten bepaald in artikel 3 van de Algemene Voorwaarden
• Bedrijfsaccountgegevens: definitief verwijderd 60 dagen na de laatste betaling
• Facturatiegegevens: bewaard gedurende 7 jaar overeenkomstig de Belgische boekhoudkundige verplichtingen
• Analytische cookies: maximaal 13 maanden
• Contactverzoeken: 3 jaar vanaf het laatste contact

6. Ontvangers van de gegevens

Uw gegevens zijn strikt vertrouwelijk. Ze worden niet verkocht of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

Ze kunnen toegankelijk zijn voor de volgende technische verwerkers, uitsluitend in het kader van de dienstverlening:

• Amazon Web Services (AWS) — hosting van de applicatie op servers binnen de Europese Economische Ruimte
• Webflow — hosting van de website
• Calendly — planning van demoafspraken
• Microsoft / Google — in het kader van de Outlook- of Gmail-verbinding met de applicatie

Elke verwerker is contractueel verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens en de AVG-regelgeving na te leven.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Forest CM verbindt zich ertoe uitsluitend gebruik te maken van servers binnen de Europese Economische Ruimte voor de hosting van de Contracktime®-applicatiegegevens.

Sommige verwerkers (Microsoft, Google, Calendly, Webflow) kunnen gegevens buiten de EU verwerken. Deze doorgiften zijn geregeld door passende waarborgen overeenkomstig de AVG (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

8. Gegevensbeveiliging

Forest CM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking:

• Web Application Firewall (WAF) met OWASP-regels
• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Strikte toegangscontroles
• Infrastructuur gehost op AWS met geavanceerde beveiligingsprotocollen

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: een kopie van uw persoonsgegevens ontvangen
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren
• Recht op wissing: verwijdering van uw gegevens vragen onder de door de AVG voorziene voorwaarden
• Recht op beperking: beperking van de verwerking van uw gegevens vragen
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en leesbaar formaat
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie
• Recht om uw toestemming in te trekken: op elk moment voor verwerkingen die zijn gebaseerd op uw toestemming (met name cookies)

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: nicolas.forest@forestcm.com

Wij verbinden ons ertoe binnen maximaal 30 dagen op uw verzoek te reageren.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

GegevensbeschermingsautoriteitDrukpersstraat 35, 1000 Brusselwww.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Cookies

10.1 Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw apparaat wordt geplaatst wanneer u onze website bezoekt. Het maakt het mogelijk om informatie met betrekking tot uw browsegedrag op te slaan.

10.2 Cookies gebruikt op www.contracktime.com

Essentiële cookiesDoel: werking van de website, beheer van toestemmingDuur: sessie

Analytische cookiesDoel: meting van het publiek via Google AnalyticsDuur: 13 maanden

10.3 Beheer van uw voorkeuren

Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner niet-essentiële cookies accepteren of weigeren. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina.

11. Wijzigingen in het privacybeleid

Forest CM behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Elke wezenlijke wijziging wordt u meegedeeld per e-mail of via een melding op de website. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document vermeld.

12. Toepasselijk recht

Dit privacybeleid wordt beheerst door het Belgisch recht en Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG). In geval van een geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van de zetel van Forest CM bevoegd.

‍