Algemene voorwaarden

1. Aanmaak van een account

1.1 U bevestigt dat u meerderjarig bent volgens de wetgeving van het land waar u verblijft.

1.2 De aanmaak van een "Gebruikersaccount" is gratis en vereist een geldig e-mailadres. De validatie van de bevestiging van aanmaak, verzonden naar het gebruikte e-mailadres, is verplicht.

1.3 Bij het aanmaken van een "Bedrijfsaccount" bevestigt u dat u naar behoren gemachtigd bent om uw bedrijf contractueel en financieel te binden. De facturatie voor het gebruik van de Contracktime-diensten valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van het bedrijf. De aanmaak van een Bedrijfsaccount vereist een geldig e-mailadres. De validatie van de bevestiging van aanmaak, verzonden naar het gebruikte e-mailadres, is verplicht.

2. Gegevensbeheer

2.1 Wanneer u een gebruikersaccount aanmaakt, stemt u ermee in dat:

2.1.1 De volgende informatie zichtbaar is voor alle aangesloten bedrijven van Contracktime®: uw gebruikersnaam/pseudoniem gekozen tijdens de accountaanmaak, evenals een gedeeltelijke weergave van uw e-mailadres (enkel de domeinextensie, bijv. @bedrijf.com).

2.1.2 Wanneer een bedrijf u toevoegt aan zijn gebruikers, dit bedrijf toegang krijgt tot uw achternaam, voornaam, gebruikersnaam, volledig e-mailadres en eventueel uw telefoonnummer, indien verstrekt.

2.2 Wanneer u een Bedrijfsaccount aanmaakt, zijn de gegevens niet toegankelijk voor andere gebruikers of andere aangesloten bedrijven van Contracktime®.

2.3 Als gebruiker stemt u ermee in dat de gegevens die u registreert op het account van een bedrijf eigendom zijn van dat bedrijf, ook na de beëindiging van uw professionele, contractuele of enige andere relatie, ongeacht de reden hiervoor.

2.4 Forest CM erkent het strikt vertrouwelijke karakter van alle aan haar gecommuniceerde gegevens en verbindt zich ertoe de ontvangen gegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG/GDPR), zoals omgezet in Belgisch recht door de Wet van 30 juli 2018.

2.5 In dit verband wordt gepreciseerd dat de partijen wederzijds hun identiteitsgegevens en contactgegevens verwerken, evenals die van hun eventuele (onder)verwerkers, personeel, medewerkers, aangestelden en elke andere relevante contactpersoon. Het doel van deze verwerking is de uitvoering van deze overeenkomst. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de werking van de Contracktime®-oplossing.

2.6 Onder de AVG-regelgeving wordt begrepen dat het aangesloten bedrijf ("Bedrijfsaccount") de enige Verwerkingsverantwoordelijke is, en Forest CM uitsluitend een Verwerker is.

2.7 Forest CM verbindt zich ertoe de bovengenoemde persoonsgegevens eerlijk en uitsluitend voor de vermelde doeleinden te verwerken, met de grootste discretie en in overeenstemming met de AVG-bepalingen.

2.8 Forest CM zal dezelfde verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming opleggen aan elke eventuele onderverwerker waarmee zij samenwerkt.

2.9 Voor cloudcomputingdiensten verbindt Forest CM zich ertoe uitsluitend gebruik te maken van servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden.

2.10 U verbindt zich ertoe alle voorzorgsmaatregelen voor gebruik te nemen, inclusief het maken van parallelle back-ups van gegevens zoals, maar niet beperkt tot: e-mails, verslagen van vergaderingen, planningsbestanden, prijsitems, enz.

2.11 Specifiek geval van e-mails:

2.11.1 U kunt uw Contracktime-account rechtstreeks koppelen aan uw Microsoft Outlook- of Google Gmail-account. U dient hetzelfde e-mailadres te gebruiken. Deze verbinding stelt u in staat om uw e-mails rechtstreeks in de applicatie te bekijken. Contracktime geeft de e-mails enkel weer en maakt in geen geval automatisch een back-up of kopie van al uw e-mails. Een handmatige actie van de gebruiker is vereist om een e-mail op te slaan; u stemt er echter mee in dat Contracktime automatisch de volledige gespreksdraad (onderliggende en/of bovenliggende e-mails) opslaat van een handmatig opgeslagen/gekopieerde e-mail.

2.11.2 Indien u de Contracktime-invoegtoepassing voor Outlook of Gmail lokaal installeert, staat de invoegtoepassing eveneens enkel handmatige opslag toe; u stemt echter in met de automatische opslag van de volledige gespreksdraad zoals hierboven beschreven.

2.12 Gegevensbeveiliging

2.12.1 Contracktime maakt gebruik van een globale Web Application Firewall (WAF) genaamd contracktime-generic-owasp-acl. Deze bevat tien OWASP-regels die ontworpen zijn om de applicatie te beschermen tegen beveiligingsrisico's zoals SQL-injectie, XSS en CSRF.

2.12.2 De voornaamste verzamelde gegevens zijn e-mails. Deze worden veilig opgeslagen met behulp van encryptie en toegangscontroles.

2.12.3 Het systeem ondersteunt momenteel geen specifieke bewaartermijn voor gegevens, aangezien de applicatie collaboratieve gegevens bevat die tussen verschillende gebruikers worden gedeeld.

2.12.4 Door e-mails te archiveren, krijgt Contracktime toegang tot:

• Email ID
• Conversation ID
• Distributielijst
• Onderwerp
• Tekstinhoud
• Bijlagen

2.12.5 Persoonsgegevens en Outlook/Gmail-gegevens zijn enkel zichtbaar voor de aangesloten bedrijven waarmee u verbonden bent of bent geweest.

2.12.6 Contracktime deelt en/of draagt uw gegevens niet over aan derden.

3. Verwijdering van account en gegevens

3.1 Verwijdering van Gebruikersaccount:

3.1.1 Onmiddellijk effectief; u verliest de toegang tot de gegevens van de verbonden bedrijven.

3.1.2 Uw gebruikersnaam en gedeeltelijk e-mailadres verschijnen niet langer in de gebruikerslijst van Contracktime.

3.1.3 Persoonsgegevens worden:

3.1.3.1 Definitief verwijderd indien niet gekoppeld aan een actief aangesloten bedrijf.

3.1.3.2 Bewaard binnen de omgeving van een actief aangesloten bedrijf tot de beëindiging van het contract met Contracktime, indien u hiermee verbonden bent of bent geweest.

3.2 Verwijdering van Bedrijfsaccount:

3.2.1 Effectief aan het einde van de laatste facturatieperiode. U dient vooraf zelf een back-up van uw gegevens te maken. Indien u de dienst enkel opschort, behoudt u gratis "alleen-lezen" toegang.

3.2.2 Definitieve verwijdering vindt plaats 60 dagen na de laatste betaling. U heeft 60 dagen de tijd om heractivatie aan te vragen. Na deze termijn worden de gegevens definitief gewist van de servers. Op verzoek kan een bevestigingsattest van verwijdering worden afgegeven.

4. Gebruikersbeheer

4.1 Toevoegen van gebruikers

Het bedrijf selecteert gebruikers uit de Contracktime-gemeenschap. De gebruiker moet het verzoek via e-mail valideren. Het bedrijf is als enige verantwoordelijk voor het toekennen of intrekken van toegangsrechten. Een gebruiker kan aan meerdere bedrijven gekoppeld zijn; gegevens blijven onderling gescheiden. De koppeling houdt geen arbeidsovereenkomst in.

4.2 Verwijderen van gebruikers

Het bedrijf kan een gebruiker verwijderen, die onmiddellijk alle toegang verliest. Het bedrijf behoudt toegang tot de gegevens die door die gebruiker tijdens de samenwerking zijn geregistreerd.

4.3 Teambeheer

4.3.1 Teamcreatie

In uw Bedrijfsaccount-profiel, onder de tab "Teambeheer", kunt u voor elk project een team aanmaken. Een gebruiker moet lid zijn van het projectteam om toegang te krijgen tot de projectgegevens.

4.3.2 Selectie van teamleden

U kunt enkel een gebruiker als teamlid aanwijzen die vooraf aan uw bedrijf is gekoppeld. Een gebruiker kan lid zijn van meerdere projecten tegelijkertijd.

4.3.3 Een lid verwijderen

U kunt op elk moment een lid uit een projectteam verwijderen. De gebruiker heeft dan geen toegang meer tot de projectgegevens, maar blijft gekoppeld aan uw bedrijf.

5. Intellectuele eigendom en eigendom van gehoste gegevens

5.1 De website, webapplicatie en invoegtoepassingen zijn de exclusieve eigendom van Forest CM BV (SRL). Er worden geen eigendomsrechten overgedragen, enkel een niet-exclusief gebruiksrecht.

5.2 De Klant behoudt de volledige eigendom van de gegevens die hij host/genereert. Forest CM behoudt zich het recht voor om deze te dupliceren voor hosting- en back-updoeleinden.

5.3 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Oplossing, interfaces en documentatie blijven bij Forest CM.

5.4 De Klant is aansprakelijk voor de gevolgen van interventies van derden of Gebruikers op de Oplossing en zal Forest CM vrijwaren tegen alle resulterende schade of juridische kosten.

5.5 Forest CM behoudt zich het recht voor om gegevens die door de Klant openbaar zijn gemaakt via de functies van de Oplossing te publiceren, te dupliceren en op te slaan.

5.6 U stemt ermee in dat Forest CM uw naam en logo mag gebruiken in een portfolio voor promotionele doeleinden.

6. Licentieverlening

6.1 Forest CM verleent een persoonlijke, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie om het Product te gebruiken op professionele apparaten.

6.2 Reverse engineering, kopiëren of decompileren van de software is strikt verboden.

6.3 U mag de applicatie op geen enkele wijze verhuren, verkopen of in onderlicentie geven aan derden.

6.4 Elk ongeoorloofd gebruik vormt een inbreuk en een strafbaar feit onder de wetgeving op de intellectuele eigendom.

7. Tarieven

7.1 De vergoedingen zijn gebaseerd op het aantal actieve gebruikers en het opslagvolume. Facturatie vindt plaats aan het einde van elke maand. Er is geen pro-rata facturatie. Inactieve projecten behouden 12 maanden lang "alleen-lezen" toegang.

7.2 Prijzen zijn exclusief BTW.

7.3 Abonnementen kunnen worden gewijzigd of geannuleerd via het facturatiepaneel. Wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht; annuleringen gaan in aan het einde van de lopende periode.

7.4 Forest CM kan de prijzen herzien met een opzegtermijn van 30 dagen.

7.5 Betalingen zijn verschuldigd binnen 15 dagen. Te late betalingen brengen een jaarlijkse interest van 12% en een forfaitaire schadevergoeding van 10% met zich mee, onverminderd het recht van Forest CM om de dienst op te schorten.

8. Beschikbaarheid van de dienst

8.1 Forest CM verbindt zich ertoe alle nodige middelen in te zetten om de continuïteit en kwaliteit van de toegang tot de oplossing te waarborgen.

8.2 Forest CM behoudt zich echter het recht voor om de toegang tot de Oplossing geheel of gedeeltelijk te beperken voor onderhoudsdoeleinden.

8.3 Forest CM zal de Klant van dergelijke onderhoudswerkzaamheden op de hoogte stellen via e-mail naar het adres dat geregistreerd staat op het bedrijfs- en/of gebruikersaccount.

9. Verplichtingen en verantwoordelijkheden van de Klant en de Gebruiker

9.1 Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt "Gebruiker" gedefinieerd als elke persoon die handelt via een gebruikersaccount of een bedrijfsaccount.

9.2 De Klant bepaalt zelf welke interne personen toegang hebben tot de Dienst via de functionaliteit voor gebruikersbeheer. Het is de exclusieve verantwoordelijkheid van de Klant om aan te wijzen wie toegang heeft tot het bedrijfsaccount en wie de Klant financieel kan binden.

9.3 De Klant exploiteert de IT-oplossing onafhankelijk en onder eigen exclusieve verantwoordelijkheid.

9.4 De Klant en de Gebruiker zijn verplicht de Dienst te gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten.

9.5 In het bijzonder onthouden de Klant en de Gebruiker zich ervan de Dienst te gebruiken:

• Voor het opslaan van illegale inhoud (inclusief maar niet beperkt tot pornografisch, racistisch of extremistisch materiaal) of voor het opslaan van informatie die inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden
• Voor het verzenden van spam of het uitvoeren van intrusie-activiteiten (zoals portscanning, sniffing, spoofing, enz.)

9.6 De Klant en de Gebruiker onthouden zich van elke poging om licentiesleutels te achterhalen die door de Aanbieder worden gebruikt.

9.7 De Klant en de Gebruiker mogen hun inlogcodes niet overdragen, uitlenen of (on)vrijwillig door nalatigheid bekendmaken.

9.8 De Klant en de Gebruiker zijn verplicht om de Aanbieder te voorzien van juiste, volledige en actuele informatie.

9.9 De Klant ziet erop toe dat alle Gebruikers de Dienst en de inlogcodes gebruiken in overeenstemming met deze voorwaarden.

9.10 De Klant en de Gebruiker vrijwaren de Aanbieder tegen elke vordering van derden die verband houdt met een gebruik van de Dienst dat in strijd is met deze algemene voorwaarden of de wet.

10. Beëindiging

10.1 Beëindiging op initiatief van de Klant

10.1.1 De Klant kan het contract beëindigen door simpelweg zijn gebruikers- en/of bedrijfsaccount te verwijderen.

10.1.2 Forest CM heeft recht op betaling voor de geleverde diensten tot de datum van effectieve beëindiging.

10.2 Beëindiging op initiatief van Forest CM

10.2.1 In geval van een wezenlijke inbreuk door de Klant, kan Forest CM een ingebrekestelling sturen via e-mail, met het verzoek de inbreuk binnen één (1) maand te herstellen.

10.2.2 Forest CM behoudt zich het recht voor om de toegang zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten bij een legitiem vermoeden van frauduleus gebruik.

10.2.3 Indien de inbreuk niet binnen één (1) maand is hersteld, wordt het contract van rechtswege als beëindigd beschouwd.

10.2.4 Beëindiging wegens contractuele wanprestatie door de Klant leidt automatisch tot de onmiddellijke opeisbaarheid van alle verschuldigde bedragen.

11. Verzekering

11.1 Forest CM heeft een verzekering "Beroepsaansprakelijkheid" afgesloten die derden dekt tegen lichamelijke, materiële en immateriële schade tot een maximum van €250.000 per schadegeval en per verzekeringsjaar.

11.2 Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat dit bedrag de maximumlimiet van de aansprakelijkheid van Forest CM vormt, zelfs indien de werkelijk geleden schade dit bedrag overschrijdt.

12. Wijzigingen

12.1 Forest CM kan deze voorwaarden wijzigen mits zij de Klant ten minste 8 dagen voor de inwerkingtreding hiervan op de hoogte stelt.

13. Communicatie

13.1 De Klant verbindt zich ertoe een functionerend contact-e-mailadres te behouden en dit regelmatig te controleren. Forest CM zal alle officiële communicatie uitsluitend via dit adres voeren.

14. Ondersteuning

14.1 Aanvragen kunnen worden ingediend via het contactformulier op www.contracktime.com.

14.2 Ondersteuning is beschikbaar van maandag tot vrijdag, 09:00 tot 18:00 (UTC+1), uitgezonderd bepaalde feestdagen.

15. Toepasselijk recht

15.1 Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. In geval van een geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van de zetel van Forest CM bevoegd.