Politique de confidentialité

1. Identité du responsable de traitement

Les données collectées via le site web www.contracktime.com et l'application Contracktime® sont traitées par :

Forest CM SPRL

‍Avenue Général Lartigue 41, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgique. Numéro d'entreprise : BE 0845.956.103. Email : nicolas.forest@forestcm.com.

2. Données collectées

2.1 Via le site web

Lors de votre visite sur www.contracktime.com, nous collectons :

• Des données de navigation (adresse IP, type de navigateur, pages visitées, durée de la visite) via des cookies analytiques
• Les informations que vous nous transmettez volontairement via le formulaire de contact ou le formulaire de réservation de démo (nom, prénom, adresse email, société, message)

2.2 Via l'application Contracktime®

Dans le cadre de l'utilisation de l'application, nous collectons :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone (optionnel)
• Données de connexion : identifiants, logs d'accès, adresse IP
• Données projet : emails tagués, comptes-rendus de réunion, fichiers planning, listes de prix, avancements
• Données Microsoft Outlook et/ou Google Gmail liées aux emails manuellement archivés dans l'application (Email ID, Conversation ID, liste de distribution, objet, corps du texte, pièces jointes)

3. Finalités du traitement

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :

• Fourniture du service : création et gestion de votre compte, accès à l'application, exécution du contrat
• Communication : réponse à vos demandes de contact ou de démo, notifications liées au service
• Facturation : gestion des abonnements et des paiements
• Amélioration du service : analyse statistique de l'utilisation du site et de l'application
• Obligations légales : respect des obligations comptables et fiscales applicables

4. Base légale du traitement

Fourniture du service. Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD)

Communication. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)

Facturation. Base légale : obligation légale (art. 6.1.c RGPD)

Cookies analytiques. Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD)

Amélioration du service. Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)

5. Durée de conservation

• Données de compte utilisateur : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis supprimées selon les modalités définies à l'article 3 des Conditions Générales de Vente
• Données de compte entreprise : supprimées définitivement 60 jours après le dernier paiement effectué
• Données de facturation : conservées 7 ans conformément aux obligations comptables belges
• Cookies analytiques : 13 mois maximum
• Demandes de contact : 3 ans à compter du dernier contact

6. Destinataires des données

Vos données sont strictement confidentielles. Elles ne sont ni vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Elles peuvent être accessibles aux sous-traitants techniques suivants, dans le strict cadre de l'exécution du service :

• Amazon Web Services (AWS) — hébergement de l'application sur des serveurs situés dans l'Espace Économique Européen
• Webflow — hébergement du site web
• Calendly — prise de rendez-vous pour les démonstrations
• Microsoft / Google — dans le cadre de la connexion Outlook ou Gmail à l'application

Chaque sous-traitant est contractuellement tenu de respecter la confidentialité de vos données et la réglementation RGPD.

7. Transferts hors Union Européenne

Forest CM s'engage à n'avoir recours qu'à des serveurs situés dans l'Espace Économique Européen pour l'hébergement des données de l'application Contracktime®.

Certains sous-traitants (Microsoft, Google, Calendly, Webflow) peuvent être amenés à traiter des données hors de l'UE. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

8. Sécurité des données

Forest CM met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation :

• Pare-feu d'application Web (WAF) avec règles OWASP
• Chiffrement des données sensibles
• Contrôles d'accès stricts
• Infrastructure hébergée sur AWS avec protocoles de sécurité avancés

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les conditions prévues par le RGPD
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment pour les traitements basés sur votre consentement (cookies notamment)

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : nicolas.forest@forestcm.com

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de 30 jours.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données belge :

Autorité de Protection des DonnéesRue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. www.autoriteprotectiondonnees.be

10. Cookies

10.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal lors de votre visite sur notre site. Il permet de mémoriser des informations relatives à votre navigation.

10.2 Cookies utilisés sur www.contracktime.com

Cookies essentiels. Finalité : fonctionnement du site, gestion du consentementDurée : session

Cookies analytiques. Finalité : mesure d'audience via Google AnalyticsDurée : 13 mois

10.3 Gestion de vos préférences

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le lien "Paramètres des cookies" en bas de chaque page.

11. Modifications de la politique de confidentialité

Forest CM se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Toute modification substantielle vous sera communiquée par email ou via une notification sur le site. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document.

12. Droit applicable

La présente politique de confidentialité est régie par le droit belge et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). En cas de litige, seuls les tribunaux du siège social de Forest CM sont compétents.